你必须要get的邮件礼仪
发布时间:2019-12-09 14:45:12 浏览次数:
在职场中，邮件沟通是最正常不过的事了，可(kě)是你知道吗，邮件的使用(yòng)其实蕴含着大學(xué)问！可(kě)能(néng)一不小(xiǎo)心就失礼了，令对方对你产生不好的印象。今天同心君教大家6个至关重要的邮件礼仪，好的工作习惯从发邮件开始！![]()
重要内容传送勿用(yòng)微信发送微信等沟通方式用(yòng)于日常沟通无可(kě)厚非，但是文(wén)件的发送、重要事项的确认，一定要用(yòng)邮件。除了显得官方、正式之外，邮件还可(kě)以作為(wèi)证据——一旦到时候有(yǒu)人推诿责任或者胡搅蛮缠，邮件就是“呈堂证供”。![]()
邮件正文(wén)一定不能(néng)空着
邮件正文(wén)長(cháng)篇累牍，半天不见重点固然不好；但是那些认為(wèi)“只為(wèi)传送一个附件文(wén)档、没其他(tā)事情可(kě)说的邮件就可(kě)以把正文(wén)空着”的做法同样是十分(fēn)失礼的。“ 某某，内容详见附件，辛苦查收。”等话语是十分(fēn)必要的，同事们切勿犯类似错误。
![]()
抄送人不可(kě)忽视主送人是接收这封邮件的人，他(tā)需给出反馈；抄送人是只需要知道这回事，不一定予以回复。2、跨部门的邮件沟通中，一般都要注意抄送，抄送关系如下：2） 跨部门沟通、跟客户的进一步沟通时需抄送邮件双方的直属领导。3、抄送人的顺序也是个大问题，因為(wèi)中國(guó)人历来对论资排辈十分(fēn)重视。一般来说，抄送顺序默认的是职位从高到低排列，同级别同事之间按照与邮件内容关联度从高到低添加。![]()
邮件正文(wén)勿長(cháng)篇大论你要知道，大家都很(hěn)忙，所以开门见山(shān)的邮件最受欢迎。具體(tǐ)来说：1、 当表达点较多(duō)时，可(kě)以采用(yòng)金字塔原理(lǐ)中的“总+分(fēn)+总”表达结构，即“开门见山(shān)+分(fēn)步表述+归纳总结”。2、 如果超过两件事，在分(fēn)步表达时，尽量多(duō)用(yòng)序号1234分(fēn)段落，层次有(yǒu)序。3、 必要时可(kě)结合图表、图片来帮助内容表达，直观有(yǒu)效。
4、 最好在一封邮件中把所有(yǒu)信息一次性说清楚，不要过两分(fēn)钟之后再发一封什么“补充”、“更正”或“以此封為(wèi)准”的邮件，会让人觉得做事马虎，无章法。5、 合理(lǐ)提示关键信息。关键信息可(kě)以用(yòng)粗體(tǐ)斜體(tǐ)、颜色字體(tǐ)、加大等形式重点突出，但必须适度且全文(wén)统一。6、 若是回复他(tā)人诸多(duō)问题的邮件，最好把相关的问题复制到正文(wén)中，然后针对每一个问题在下面附上答(dá)案，且问题与答(dá)案的字體(tǐ)可(kě)采用(yòng)不同颜色，以便區(qū)分(fēn)。![]()
礼貌用(yòng)语高下立现很(hěn)多(duō)人写邮件会比较随意，但切记：随意不等于没礼貌。在即时聊天工具里，如微信上大家交谈可(kě)能(néng)比较随意，但是邮件还是属于正式的沟通途径，必须注意礼貌。1、 开头的称谓一定要有(yǒu)。发给领导就写”X经理(lǐ)”、发给同事就写同事英文(wén)名或大家熟悉的称谓、发给客户就写“X先生/女士”“X总”等。如果是发给很(hěn)多(duō)人，可(kě)以写“各位伙伴”、“大家好”、“Dear all”等。
2、 结尾的祝福不能(néng)少。可(kě)以是简单的Best Regards或“祝您工作愉快”，给客户专业点可(kě)以写“顺祝商(shāng)祺”等。3、 结尾签名要带上。邮件结尾加上签名档非常有(yǒu)必要。签名档可(kě)包括姓名、职務(wù)、公司、電(diàn)话、传真、地址等信息，一般不超过4行。这样便于对方及时联系到你。![]()
24小(xiǎo)时内務(wù)必回邮件上班之后，一定要养成每天查收邮件的习惯，以防错过重要信息。这里指的回复是指当你是“收件人”时，你是“抄送人”时可(kě)以不用(yòng)回复。收到他(tā)人的邮件，尤其是领导、客户的邮件，必须及时回复，紧急重要的邮件收到后立即反馈，非重要紧急视情况在1-3小(xiǎo)时内反馈，但一般不要超过24小(xiǎo)时。![]()
只要不是公司全员通知的公司公告、节日公告等邮件，其它邮件都要回复一下，哪怕只是回答(dá)最简单的“邮件收到，非常感謝(xiè)！”或者“邮件收到，我们正在处理(lǐ)，一有(yǒu)结果马上告知您”等，不要让对方苦苦等待，这也是对他(tā)人的尊重。如果你正在出差或休假，应该设定邮件自动回复功能(néng)，提供外出时间内的接手人信息，以免影响工作。
